管理者-戦略的コミュニケーションオフィス

ローレンスバークレー国立研究所には、管理者が戦略的コミュニケーションチームに参加するための機会があります。この職種では、戦略的コミュニケーション部門のリーダーシップに高レベルの管理、運用、プロジェクト管理のサポートを提供し、部門の管理サポートサービスの計画、編成、調整、実行を担当します。また、他の管理スタッフを監督したり、部門の管理活動の中央コーディネーターを務めたりすることもできます。

あなたがすること:
管理者は、戦略的コミュニケーション部門のリーダーやプロジェクトに、次のような管理上および運用上のサポートを提供することに重点を置きます。
連絡窓口として機能し、最高コミュニケーション責任者および戦略的コミュニケーションマネージャーに運用サポートを提供します。
チーフコミュニケーションオフィサーのカレンダー、会議、旅行および部門マネージャーのカレンダー、会議、および旅行を整理、更新、および維持します。
最高コミュニケーション責任者、部門マネージャー、財務事務所の代表者と協力して、部門の予算を責任を持って維持および追跡します。研究所の財務事務所への主要な連絡役を務めます。
招待状、議題、会議資料、プレゼンテーションの準備、会議のサポートに必要なすべてのオンラインおよびデジタルツールの円滑な実行の準備と管理を含む、会議、評議会、会議、およびワークショップのロジスティック管理を提供します。他の部門の管理サポートスタッフ、および研究所局や他の場所のスタッフと協力して、すべての会議の手配と計画を調整します。
戦略的コミュニケーションのマネージャーおよびスタッフと協力して、バークレーラボの調達プロセスに必要なすべての承認を確保するなど、ベンダーおよびベンダー契約を管理するための手順を開発、調整、および維持します。
部門スタッフに旅行支援とサポートを提供します。
ITアイテム(コンピューター、電話など)、エルゴオフィスセットアップアイテム、一般的な事務用品など、部門用に購入したアイテムの注文を支援します。
部門へのすべての新入社員にオンボーディングサポートを提供します。
プロジェクト管理および追跡ツールを開発、維持、および使用して、戦略的コミュニケーションのマネージャーのプロジェクト、アクションアイテム、期限、および成果物を監視します。追跡システムの使用と保守についてサポートスタッフをトレーニングします。
要求された情報とデータを、最高コミュニケーション責任者と研究所局の職員にタイムリーに提供します。
部門の使命をサポートするために、必要に応じてサブスクリプションを管理します。
チーフコミュニケーションオフィサーの指示に従って、その他の管理タスクを実行します。
必要なもの:
エグゼクティブのサポート、または同等の経験/トレーニングを含む、大規模なチームに管理サポートを提供する、最低4〜6年の進歩的な経験。
プロジェクトとタスクに優先順位を付け、今後の活動を積極的に計画し、ニーズを予測するために独立して作業する能力。
専門家の電子メール、手紙、メモ、要約、レポート、およびさまざまな内部および外部の聴衆のための他の文書を作成、校正、およびフォーマットする能力を含む、高度な書面によるコミュニケーションスキル。
機密情報や機密情報を扱う際に、タクト、外交、判断、裁量を使用する能力など、優れた口頭でのコミュニケーションと対人スキル。
優れたカスタマーサービススキルと、あらゆるレベルで専門的で敬意のある仕事上の関係を構築および維持する能力。
機密性、細部への注意、応答性、フォロースルーを維持しながら、時々急速に変化する状況下で、ペースの速い環境でイニシアチブ、柔軟性、および独立性を持って作業する能力。
複数のプロジェクトや期限を追跡する能力など、優れた組織力。
追跡システムと作業プロセスを設計および実装し、既存のシステムの改善を提案および実装する能力。
Googleアプリ、Adobe Acrobat、Microsoft Office(Excel、Word、PowerPoint)など、データベースに精通した幅広いソフトウェアアプリケーションに習熟していること。オンラインコンテンツ管理システムなど、新しいアプリケーションやプラットフォームをすばやく学習する能力。
正確な通信、ドキュメント、レポート、およびドキュメントのフォーマットやコピー編集を含むプレゼンテーションを作成する能力を含む、優れたワードプロセッシングスキル。

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